Como 95% das empresas no país, o plano de telecomunicações de sua empresa pode estar relegado à um segundo plano, ou no mínimo, sem a atenção necessária que esta área merece dentro de uma organização, pois segundo dados da FIESP, o plano de telefonia, redes, provedores de internet, radiocomunicação e tráfego de dados, responde muitas vezes a até 16% dos custos variáveis de uma empresa, e isso não é pouco, pode ser exatamente a diferença entre um resultado operacional positivo ou negativo.

Então como podemos entender se este setor, tão importante de minha empresa, está adequado e bem estruturado?

Aqui seguem alguns indicativos de que as coisas não vão tão bem quanto deveriam:

1 – Contas Muito Altas

Um ciclo de aumentos, mês a mês e sem motivo aparente é um sinal de alerta importante. A cada mês, a fatura de telefone da sua empresa está maior. Os gastos não parecem coincidir com a quantidade de demandas dos funcionários, nem com o tempo médio das ligações feitas dentro da empresa. Na hora de checar as ligações realizadas, os prefixos não coincidem com as localidades onde os canteiros de obra estão.

2- Planos de Dados Insuficientes ou Subdimensionados

Dentro de planos corporativos é comum haver o excesso de uso de dados e a contratação de dados extras para executivos ou funcionários antes do fim do período, o que encarece, em muito, os gastos mensais com telefonia móvel.

3 – Internet Lenta

Internet com velocidade insuficiente ou conexão instável pode representar um grande problema de comunicação dentro da empresa.

Se as páginas da web demoram muito para carregar, ou se o upload de arquivos e documentos é demorado, existem três causas possíveis: ou o plano contratado não está sendo suficiente para as demandas da empresa, a sua rede cabeada está com problemas estruturais ou o provedor não está fornecendo a velocidade contratada.

4 – Uso excessivo de determinadas ferramentas

Se os seus funcionários estão usando o telefone fixo, celular ou dados móveis de maneira excessiva, é sinal de que pelo menos um desses três meios de comunicação está falhando e não consegue ser suficiente para atender às demandas da equipe. Se o plano de dados está sendo consumido de maneira muito rápida, por exemplo, é normal que os colaboradores passem a realizar algumas tarefas através de ligações, como pedidos de materiais e contatos para resolver pendências mais imediatas ao longo do dia.

Por mais que isso pareça insignificante, basta multiplicar os gastos extras diários pela quantidade de funcionários e a fatura mensal do serviço facilmente atinge um valor exorbitante.

ENTÃO, COMO IMPLEMENTAR A REDUÇÃO DE CUSTOS?

1- CRIE PERFIS

Antes de estipular novos planos e métodos de comunicação para baratear os custos dentro da empresa, é fundamental saber como cada um dos seus funcionários utiliza essas ferramentas. Para colocar isso em prática, busque fazer uma auditoria em todos os telefones fixos, móveis, planos de internet e nos planos de dados da empresa. Além disso, mantenha um inventário atualizado de seus dispositivos, essencial para identificar a quantidade de aparelhos existentes, as linhas ativas ou que não possuem usuários identificados. A auditoria também permitirá avaliar o valor médio das faturas de cada um, os planos de dados ativos e a porcentagem utilizada de cada um deles e quais tipos de ligações representam a maior parte dos gastos (fixo-móvel, móvel-móvel, interurbanos a partir de celular, etc.).

Também é necessário mapear:

• Quantidade de ligações interurbanas (para fixo e para móvel);
• Quantidade de ligações a cobrar (de fixo e de móvel);
• Quantidade de minutos utilizados
• Envio de mensagens SMS;
• Necessidade de transmissão de dados e acesso à internet local e móvel;
• Quais funcionários que necessitam realmente de telefone móvel;
• Quais departamentos ou funcionários fazem ligações demoradas (acima de 5 minutos);
• Quais departamentos necessitam fazer ligações para celular

Com esses perfis em mãos, será possível perceber com mais profundidade a maneira como os colaboradores das equipes adotam a telefonia — desde os gestores dentro do escritório até os funcionários nos canteiros de obras. A partir daí o ideal é fazer uma revisão dos planos e dos pacotes contratados com as operadoras, de acordo com o consumo e com as necessidades de cada funcionário.

2- ESTABELEÇA REGRAS DE USO

Para colocar em prática as mudanças necessárias em relação à maneira como as ferramentas de comunicação da sua empresa são utilizadas, é necessário formular uma série de regras, que devem ser reforçadas junto a todos os funcionários. Telefones fixos, por exemplo, só devem ser utilizados para ligações para outros telefones fixos. Para ligar para um celular, por exemplo, o celular corporativo é a ferramenta mais adequada, já que ligações fixo-móvel costumam ter tarifas bem mais altas do que as ligações móvel-móvel. Funcionários que realizam muitas ligações para telefones móveis, devem ter um celular próprio da empresa, com pacotes de minutos e bônus específicos para ligações para outros celulares. Para ligações internas — ou seja, feitas de um departamento da empresa para outro — o ideal é utilizar o ramal. Assim, os funcionários fazer solicitações ou tratarem de assuntos internos sem gerar cobranças desnecessárias para a empresa. Se você deseja ainda mais controle, também pode ser interessante solicitar junto à operadora o bloqueio do recebimento de ligações a cobrar ou da realização de ligações para telefones celulares. Para funcionários que sempre viajam a trabalho — o que é bastante comum em empresas com obras em várias cidades ou até em outros países — a dica é associar a compra de passagens e reservas em hotéis à contratação de planos de dados específicos para roaming nacional e internacional. Os planos de roaming são importantes, já que as tarifas são bastante caras e, além das ligações feitas, o usuário também é cobrado pelas ligações e mensagens recebidas.

3- CENTRALIZE A GESTÃO DE CUSTOS

Um dos motivos que leva as empresas da construção civil a perderem o controle com os gastos em telecomunicações é a falta da atenção necessária que essa área exige. Se a sua empresa é de médio ou grande porte, o mais indicado é ter um funcionário específico para cuidar da gestão de todos os meios de comunicação da empresa. Essa pessoa deve ficar responsável por itens como a conferência de faturas, contestação de valores indevidos, gerenciamento dos equipamentos telefônicos, distribuição de custos, planos de dados contratados e a utilização dessas ferramentas em todos os setores da empresa. Uma outra dica é a contratação de ferramentas de gestão de gastos com Telecom (TEM – Telecom Expense Management) são essenciais para permitir essa visibilidade controlada e a realização de bom projeto de mobilidade corporativa. Dessa maneira, fica bem mais fácil perceber os pontos fracos da telecomunicação instituída na empresa. Os gastos podem ser controlados de maneira mais intuitiva e, em poucos meses de mudanças, já será possível sentir no bolso — ou melhor, no caixa — a diferença que essa gestão estará fazendo nas contas da empresa. COMO IMPLEMENTAR A REDUÇÃO DE CUSTOS? Antes de estipular novos planos e métodos de comunicação para baratear os custos dentro da empresa, é fundamental saber como cada um dos seus funcionários utiliza essas ferramentas.

4- SUBSTITUA FERRAMENTAS

Com tantas tecnologias desenvolvidas especialmente para otimizar o funcionamento e as atividades das empresas, permanecer refém de ferramentas ultrapassadas certamente não é a melhor escolha. Para atualizar esses processos da sua empresa, é possível adotar softwares e aplicativos que substituam os gastos com telefones e planos de dados. Além de mais baratas, essas ferramentas são bastante inteligentes e podem realizar tarefas que vão além das ligações e envios de mensagens — como o registro de atividades, compartilhamento de fotos e vídeos, chamadas entre várias pessoas e a comunicação simultânea entre equipes. Veja algumas opções: VOIP O VoIP (Voice over Internet Protocol) é basicamente a realização de ligações telefônicas através da Internet. A implementação do serviço pode representar reduções de até 70% nos gastos com telefonia — principalmente com as ligações de longa distância, já que as tarifas são inferiores às cobradas pelas operadoras. No entanto, é necessário investir em um bom plano de internet banda larga, para garantir que a velocidade da conexão não interfira na qualidade das ligações realizadas. Existe uma grande variedade de softwares e aplicações que utilizam o sistema VoIP para a realização de chamadas, como o Skype, o Viber e até o WhatsApp. A maioria dessas plataformas pode ser utilizada tanto no computador quando em smartphones, tornando possível a redução dos custos de ligações dentro e fora do escritório. SLACK O Slack é um aplicativo de comunicação interna voltado especialmente para empresas. Através dele, é possível enviar mensagens em tempo real para qualquer colega de trabalho, além de criar canais específicos para qualquer projeto e reunir apenas os funcionários do seu setor. Com planos gratuitos e pagos a partir de 6 dólares por usuário, o Slack ainda permite o envio de arquivos e documentos, substituindo as ligações telefônicas e a troca de e-mails e centralizando o diálogo entre os funcionários em um único espaço.

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Fontes/Créditos:

FIESP / Cronstruct App / Navita / Nitro4B.Com